Đàm phán là gì? Phân tích tiến trình đàm phán

Đàm phán là gì?

Đàm phán là quá trình giúp hai hay nhiều bên đạt được những thỏa thuận về quyền lợi có được và trách nhiệm phải hoàn thành khi cùng hợp tác. Mặc dù bản chất đây là việc tranh giành lợi ích giữa các bên nhưng sẽ được diễn ra một cách văn minh với những lập luận chắc chắn, sắc bén, có tính thuyết phục cao chứ không phải là việc cãi vã, lớn tiếng một cách vô lý.

Hoạt động đàm phán ra đời xuất phát từ những mâu thuẫn, xung đột lợi ích. Theo góc nhìn cá nhân, mỗi bên đều muốn tối đa quyền lợi, tối thiểu trách nhiệm, nhưng đã gọi là hợp tác thì đôi bên phải cùng có lợi. Muốn vậy, mỗi bên phải nhường nhau một chút, chấp nhận lợi ích tốt nhất thay vì đòi hỏi lợi ích cao nhất.

Lợi ích của đàm phán trong kinh doanh

Trong giao tiếp xã hội, trong gia đình, trong trường học, trong câu lạc bộ… mọi nơi đều sẽ có sự xuất hiện của hoạt động đàm phán. Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh, quy mô và giá trị đàm phán mang lại cao hơn nên những lợi ích của đàm phán trong kinh doanh luôn được mọi người quan tâm nhiều hơn:

Bạn đang xem: Đàm phán là gì? Phân tích tiến trình đàm phán

Khẳng định lập trường trước đối phương

Đàm phán là sự cân não giữa các bên, xem ai có thể giành lợi thế cao hơn. Có thể những thông tin đối phương biết được khiến họ cảm thấy bên bạn yếu thế hơn, bên bạn sẽ dễ chấp nhận yêu cầu từ phía họ. Dù phía bạn có nhược điểm thì đối phương cũng không hoàn toàn là ưu điểm. Thông qua cuộc đàm phán, tất cả các bên sẽ khẳng định rõ lập trường và sự tự tin của mình, tránh những hiểu lầm về đối phương, cũng không để đối phương hiểu sai về mình.

Hóa giải những mâu thuẫn

Thông tin truyền miệng có thể khiến mối quan hệ hợp tác giữa hai bên xảy ra mâu thuẫn không đáng có. So với việc cứ phản pháo nhau trên mạng xã hội, hay cứ ghim khó chịu trong lòng thì việc đối mặt cùng nhau trong buổi đàm phán, làm rõ trắng đen mọi nhẽ luôn là giải pháp tốt nhất.

Nếu mâu thuẫn sai sự thật thì cùng nhau xóa bỏ. Nếu mâu thuẫn đúng sự thật thì cùng nhau hóa giải. Trong kinh doanh, càng duy trì tốt nhiều mối quan hệ càng có lợi cho đại cục.

Đánh giá thông tin thu thập

Có rất nhiều thông tin thu thập thuộc dạng bí mật nội bộ, khi sở hữu bạn cũng không chắc đó có phải là tình hình thực tế của đối phương hay không. Vậy thì hãy sắp xếp để đặt câu hỏi chất vấn đối phương về vấn đề đó. Đừng chỉ nhắm vào câu trả lời, mà nên quan sát thái độ, phản ứng của đối phương thông qua ngôn ngữ hình thể. Khi đó bạn sẽ tìm thấy được những dấu hiệu xác nhận độ chuẩn xác của thông tin có được. Nếu chỉ nói chuyện qua điện thoại hay thư từ thì không thể có được những dấu hiệu này.

Tăng tốc hoàn thành đàm phán

Tham gia đoàn đàm phán đều là những người có vai trò quan trọng, có toàn quyền quyết định đối với việc điều chỉnh lợi ích của mỗi bên. Do đó, triển khai buổi đàm phán sẽ giúp các bên đưa ra quyết định nhanh hơn, không phải mất thời gian chờ chỉ thị, xin ý kiến, để Sếp phê duyệt… nữa. Tốc độ hoàn thành đàm phán nhanh sẽ không lo vụt mất lợi nhuận, vì thực tế, lợi nhuận kinh doanh mang lại đôi khi chỉ có tính thời điểm chứ không phải lúc nào cũng sẵn sàng chờ đợi.

Các giai đoạn của đàm phán kinh doanh

Hoạt động kinh doanh có ảnh hưởng đến cả một tập thể lớn, do đó, đàm phán kinh doanh không thể qua loa. Một quá trình đàm phán kinh doanh hiệu quả cần trải qua các giai đoạn sau:

Chuẩn bị kịch bản đàm phán

Đàm phán diễn ra mặt đối mặt, tương tác liên tục nên chúng ta không có nhiều thời gian để cân nhắc hay suy tư. Đó là lý do khâu chuẩn bị kịch bản đàm phán là khâu khởi điểm nhưng cũng là khâu vô cùng quan trọng. Qua công tác chuẩn bị, mỗi bên đàm phán sẽ:

Xác định mục tiêu mong muốn đạt được

Chúng ta hiểu quyền lợi không thể giành hết, trách nhiệm không thể thoái thác hết, vì vậy, cần xác định mục tiêu lợi ích mà doanh nghiệp mong muốn có, cũng như những mức điều chỉnh gia giảm mà doanh nghiệp có thể chấp nhận

Yêu cầu bổ sung khi thỏa thuận điều chỉnh

Một khi doanh nghiệp chấp nhận giảm lợi ích của mình thì kèm theo đó sẽ là những điều kiện đặt ra cho đối phương tham gia đàm phán. Đây được xem là những kỳ vọng bù đắp cho những thiệt thòi mà doanh nghiệp chấp nhận hy sinh để đối phương có thêm lợi ích. Những yêu cầu bổ sung này cần được cân nhắc trước dựa theo tình hình và năng lực kinh doanh của đối phương.

Phân tích điểm giới hạn

Không phải tất cả mọi cuộc đàm phán kinh doanh đều thành công. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định cho mình điểm giới hạn lợi ích có thể chấp nhận, đảm bảo lợi ích phù hợp cho tổ chức. Nếu tình huống đàm phàn chạm đến điểm giới hạn đó, chúng ta hiểu rằng không thể tiếp tục nhượng bộ đối phương nữa.

Thu thập thông tin chi tiết về đối phương

“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”, các bên đàm phán chắc chắn sẽ thu thập rất nhiều thông tin của nhau để có những cơ sở gây sức ép khi đàm phán. Doanh nghiệp của bạn cũng vậy, thông tin công khai là cần thiết, nhưng thông tin nội bộ, thông tin mật mới thật sự mang lại lợi thế đàm phán cao.

Xây dựng mối quan hệ với đối tác

Dù đàm phán là nỗ lực giảm lợi ích của người khác để tăng lợi ích cho mình, nhưng đây vẫn là mối quan hệ hợp tác song phương hoặc đa phương. Do đó, việc trò chuyện, trao đổi thông tin công khai, minh bạch không có gì là xấu cả. Ngược lại, thông qua đó, mọi người có thể tin tưởng nhau hơn, hiểu được mình muốn gì và cũng cho đối phương thấy thiện chí chia sẻ lợi ích doanh nghiệp của bạn với họ. Sự hòa nhã, thiện chí luôn tốt cho đàm phán hơn là hằn học, cao ngạo.

Trao đổi thông tin

Trao đổi để hiểu nhau hơn. Đôi khi nút thắt trong đàm phán chỉ nằm ở một hoặc hai vấn đề. Thông qua trao đổi, các bên sẽ nhận ra và xóa bỏ những suy nghĩ sai hướng mà mình cho rằng đối phương cũng nghĩ như vậy, gây mất nhiều thời gian của các bên.

Hướng vào đúng nút thắt, những thỏa thuận đàm phán sẽ mang tính tập trung hơn. Các bên hiểu được đối phương thật sự cần gì, muốn gì và cũng biết kịch bản đàm phán nào cần được ưu tiên lựa chọn.

Đề ra các phương án

Kịch bản đàm phán đã chuẩn bị, nút thắt được xác định, mong đợi của đối phương được trình bày rõ. Đã đến lúc mỗi bên đề xuất phương án mà mình cho là phù hợp với tất cả, cùng nhau thương lượng, điều chỉnh hợp lý để đi đến sự đồng thuận cao nhất.

Thực tế sẽ không hoàn toàn giống với kịch bản đã xây dựng, nên chúng ta chỉ nên lấy đó làm tham khảo và linh hoạt ứng phó theo những mong đợi của mỗi bên. Chỉ cần đảm bảo không vượt qua điểm giới hạn mà doanh nghiệp đã xác định cụ thể thì hoạt động thương lượng vẫn có thể tiếp tục.

Đạt được mục đích đàm phán

Ngoài những phương án doanh nghiệp đưa ra, mỗi bên cần cân nhắc phương án của đối phương. Nếu chưa thể đưa ra sự thống nhất ngay lập tức, các bên có thể nghỉ ngơi một chút ở phòng riêng để thỏa thuận cùng các cộng sự trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Một cuộc đàm phán kinh doanh mặc dù đều là những nhân vật chủ chốt tham gia nhưng không phải lúc nào cũng quyết định ngay và luôn được. Nhanh thì trong ngày, lâu thì có khi vài tháng, quy mô lớn còn kéo đến vài năm mới có thể kết thúc quá trình đàm phán.

Quá trình đàm phán gồm những giai đoạn nào?

Để đạt được kết quả đàm phán như mong muốn, bạn cần nắm được các giai đoạn trong quá trình đàm phán. Ví dụ, trong công việc, bạn sẽ cần sắp xếp một cuộc họp để tất cả các bên liên quan có thể ngồi cùng với nhau để đàm phán các vấn đề như ký kết hợp đồng, xin hỗ trợ vốn đầu tư,… Các bên đàm phán có thể là những cá nhân đảm nhận chức vụ quan trọng, đại diện cho công ty chẳng hạn như giám đốc tài chính, giám đốc kinh doanh, trưởng phòng,…

Quá trình đàm phán sẽ gồm 6 giai đoạn: Chuẩn bị, Tranh luận, Làm rõ mục tiêu, Đàm phán để đạt đến thỏa thuận có lợi cho 2 bên, Thỏa thuận, Thực thi hành động.

Chuẩn bị

Trước khi tiến hành cuộc đàm phán, bạn nên ấn định về thời gian, địa điểm cũng như những người sẽ tham gia đàm phán. Mục đích của việc chuẩn bị là để 2 bên đều sẵn sàng, có không gian phù hợp, bảo mật để trao đổi và đi đến thỏa thuận một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.

Tranh luận

Trong giai đoạn này, thành viên của mỗi bên sẽ đưa ra quan điểm của mình với vấn đề cần được đàm phán. Kỹ năng cần thiết trong giai đoạn này là thuyết trình, đặt câu hỏi, lắng nghe và làm rõ, phát hiện những điểm yếu, nội dung và quan điểm chưa thuyết phục của đối phương để giành được lợi thế về phía mình.

Làm rõ mục tiêu

Sau giai đoạn tranh luận, các mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả hai bên cần phải được làm rõ. Hãy liệt kê các yếu tố theo xếp hạng ưu tiên. Làm rõ các yếu tố này, 2 bên có thể xác định được một số điểm chung. Làm rõ mục tiêu là giai đoạn cần thiết trong quá trình đàm phán vì nếu không có nó, những hiểu lầm có thể xảy ra dẫn đến khó đạt được thỏa thuận có lợi cho cả 2 bên.

Đàm phán để đạt đến thỏa thuận có lợi cho 2 bên

Một kết quả đôi bên cùng có lợi thường là kết quả tốt nhất của buổi đàm phán. Tuy không phải lúc nào cũng làm được điều này nhưng đây được xem như là mục tiêu cuối cùng của buổi đàm phán. Kết quả “đôi bên cùng có lợi” là kết quả mà cả hai bên đều cảm thấy họ đã đạt được điều họ mong muốn và quan điểm của họ đã được xem xét thông qua quá trình đàm phán.

Thỏa thuận

Thỏa thuận có thể đạt được khi cả 2 bên hiểu được quan điểm cũng như lợi ích của nhau. Điều cần thiết là mọi người tham gia phải cởi mở để đưa ra một giải pháp mà cả 2 bên đều chấp nhận được. Bất kỳ thỏa thuận nào cũng cần phải rõ ràng để cả hai bên đều biết những gì đã được thống nhất.

Thực thi hành động

Sau khi đạt được thỏa thuận, cả 2 bên cần đề ra các hành động để thực thi quyết định đã được thống nhất. Điều này đề cập đến giai đoạn ký kết hợp đồng hợp tác giữa đôi bên.

Làm gì khi đàm phán không thành?

Nếu quá trình đàm phán không thành và 2 bên chưa thể đạt được thỏa thuận thì trợ lý giám đốc cần lên lịch cho cuộc họp tiếp theo để tránh tình trạng tranh cãi gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến các mối quan hệ trong tương lai. Trong cuộc họp tiếp theo, nếu có bất kỳ ý tưởng hay lợi ích gì mới bạn cũng cần phải lưu ý và hãy xem xét lại buổi đàm phán trước đó. Lúc này việc xem xét các giải pháp thay thế cũng rất quan trọng hoặc bạn có thể mời thêm bên thứ 3 đến để trợ giúp cho buổi phỏng vấn.

Cách phát triển kỹ năng đàm phán

Đơn giản hóa vấn đề, coi mỗi cuộc nói chuyện đều là một lần đàm phán

Tại sao bạn lại cần phải coi các cuộc nói chuyện hằng ngày là các cuộc đàm phán? Bởi thực tế là như vậy. Quyết định xem tối nay bạn sẽ đi ăn ở đâu với bạn bè, bàn bạn với đồng nghiệp đâu mới là công việc quan trọng nhất cần được ưu tiên,… Tất cả những việc đơn giản như vậy sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng đàm phán: chủ động lắng nghe, cảm thông với người khác và học cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách hiệu quả nhất.

Chuẩn bị kỹ lưỡng trước mỗi cuộc đàm phán

Cách tốt nhất để bạn rèn luyện kỹ năng đàm phán là chuẩn bị thật kỹ lưỡng cho những sự kiện quan trọng này. Điều này có nghĩa là bạn cần phải dành thời gian nghiên cứu chủ đề, liệt kê những điểm mạnh cần được đưa ra tranh luận, luyện tập với đồng nghiệp hoặc người thân và thậm chí là tìm một người cố vấn cho mình.

Bạn cũng cần phải nghiên cứu đối thủ và dự đoán những điều mà họ có thể sẽ đưa ra để chuẩn bị các ý kiến đồng tình hoặc bác bỏ từ trước. Việc thiếu sự chuẩn bị kỹ càng sẽ rất dễ dẫn đến hướng đi sai lầm và không đạt được thỏa thuận cuối cùng.

Luyện tập

Cho dù bạn có đọc bao nhiêu cuốn sách, tham gia bao nhiêu khóa học về kỹ năng đàm phán đi chăng nữa nhưng nếu không có sự luyện tập, bạn sẽ không thể thành công. Cuộc sống hằng ngày có rất nhiều cơ hội để bạn phát triển kỹ năng đàm phán, ngay từ những tình huống đời thường nhất: quyết định địa điểm ăn tối với bạn bè, thảo luận để phân chia công việc nhà trong gia đình,… Dần dần, bạn sẽ có thể tiến đến những sự kiện lớn hơn, đàm phán với khách hàng, đối tác,…

Sẵn sàng mắc lỗi

Sự tự tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công khi đàm phán hay tranh luận. Bởi vậy, những người thiếu tự tin, luôn lo lắng sẽ mắc lỗi, sẽ nói sai gần như không thể tham gia vào các cuộc đàm phán.

Với những thông tin vừa cung cấp bên trên, hy vọng bạn đọc sẽ có thêm hiểu biết về kỹ năng đàm phán. Một cuộc đàm phán có diễn ra tốt đẹp, thành công hay không cũng còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó, kỹ năng giao tiếp tốt, thuyết phục người nghe cũng là yếu tố khiến đối tác đánh giá cao chuyên môn, kinh nghiệm và sự hiểu biết của người bạn đồng hành. Vì vậy, rèn luyện kỹ năng giao tiếp ứng xử đúng đắn sẽ thể hiện bạn là người lịch sử, đáng để người khác tôn trọng, đồng thời mang đến nhiều lợi ích cho công việc kinh doanh trong tương lai gần.

Mặt khác, sở hữu khả năng giao tiếp khéo léo thôi chưa đủ mà bạn cần phải có kỹ năng tư duy sáng tạo. Hai kỹ năng này nếu được trau dồi, nâng cao thì bạn sẽ không gặp trở ngại khi giải quyết mọi vấn đề hay sự cố phát sinh. Người có tư duy sáng tạo luôn phát triển không ngừng và có nhiều cơ hội dù trong công việc hay cuộc sống.

Kỹ năng đàm phán tốt là yếu tố quyết định đến hiệu quả của một cuộc giao dịch, trao đổi, ký kết hợp đồng. Người có khả năng thỏa thuận, đàm phán chuyên nghiệp cũng nhận được sự tin tưởng và đánh giá cao của đối tác, bạn bè, đồng nghiệp.

Ví dụ thực tế

Tình huống đàm phán kéo nhập

Từ trong thực tế cuộc sống, có rất nhiều câu chuyện được dùng để mô phỏng cho tình huống kéo nhập, thậm chí chính những câu chuyện này lại là nền tảng giúp cho nhà kinh doanh nhìn thấy bản chất của một vấn đề, một xu hướng kinh doanh nào đó cần đàm phán. Ngay từ thuở xa xưa, trong dân gian đã manh nha những nội dung mang tính chất đàm phán dù mới chỉ được diễn tả bằng cách rất đỗi đơn giản, nhưng cũng chính vì thế mà bất cứ ai cũng có thể dễ dàng hình dung, liên tưởng.

Tình huống đàm phán trong kinh doanh Một trong những câu truyện được cho là nổi tiếng và là nổi bật của tình huống đàm phán kéo nhập trong kinh doanh đó là câu truyện thằng bờm. Chắc hẳn những câu ca dân gian sau không còn lạ lẫm với bất kỳ ai : “ Thằng Bờm có cái quạt mo Phú Ông xin đổi ba bò chín trâu Bờm rằng Bờm chẳng lấy trâu Phú Ông xin đổi ao sâu cá mè Bờm rằng Bờm chẳng lấy mè Phú Ông xin đổi ba bè gỗ Lim Bờm rằng Bờm chẳng lất Lim Phú Ông xin đổi đôi chim đồi mồi Bờm rằng Bờm chẳng lấy mồi Phú Ông xin đổi nắm xôi Bờm cười ” ( Sưu tầm ca dao, dân ca Nước Ta ) Từ câu truyện trên, có rất nhiều yếu tố để tất cả chúng ta phải suy ngẫm, so với dân kinh doanh thì đây chính là nguồn vật chứng nổi bật, hữu dụng để từ suy luận logic vận dụng vào thực tiễn sự nghiệp của mình. Một vài lý luận dưới đây cho bạn hiểu rõ hơn đặc thù tình huống đàm phán kéo – nhập trong kinh doanh : – Thứ nhất, theo bạn thì thằng Bờm với Phú Ông đang triển khai hành vi gì ?

– Thứ hai, những gì được đem ra để thương lượng trong câu chuyện giữa Bờm và Phú Ông?

– Thứ ba, Bờm có nguyên tắc thương lượng không ? Đó là gì ? – Thứ tư, bạn hoàn toàn có thể rút ra được bài học kinh nghiệm gì từ cuộc trao đổi của Bờm ?Những tình huống đàm phán trong kinh doanh Dựa trên những hiểu biết của bản thân về đàm phán nói chung cùng với nguồn thông tin dữ liệu nội dung đã quá rõ ràng trong bài ca trên thì bạn không khó để giải đáp 4 nghi vấn trên. Đó cũng chính là câu vấn đáp dành cho bất kể nhà hoạt động giải trí kinh doanh nào. Bạn có nhận ra, mình đang đứng ở vai trò của ai : Bờm hay Phú Ông không ? Trong kinh doanh, bạn chính là Phú Ông. Bạn hiểu rõ chiếc quạt mo có giá trị nhiều hơn bất kể thứ gì bạn đem ra đổi, thậm chí còn là những thứ quý giá, đáng tiền nhất như gỗ lim, ao cá, trâu bò, … Nhưng vì sao Phú Ông lại luôn thất bại dù đã đem trao đổi rất nhiều thứ giá trị đó ? Chỉ đến khi đem ra một thứ quá đỗi dân dã, không giàu giá trị vật chất là nắm xôi, Phú Ông lại trao đổi thành công xuất sắc ? Liệu có phải Bờm ngốc nghếch ?Ví dụ về đàm phán trong kinh doanh Thực chất, Bờm không nhận bất kể thứ giá trị nào trong cuộc trao đổi đó mà lại nhận nắm xôi là vì nắm xôi mới đích thị là nhu yếu Bờm cần.

Phú Ông trao đổi thành công xuất sắc chỉ khi phân phối đúng nhu yếu thiết yếu của Bờm. Suy đến cùng, cuộc đàm phán kinh doanh sẽ thành công xuất sắc khi những nhà kinh doanh hoàn toàn có thể cung ứng đúng nhu yếu mà người mua cần. Đây cũng là ý nghĩa của tình huống đàm phán kéo nhập. Dù mẫu sản phẩm của bạn có thực sự tốt đi chăng nữa nhưng khi đối tượng người tiêu dùng người mua chỉ cần mua ghế mà bạn lại chỉ nhất quyết thuyết phục họ mua rổ giá trong khi nhà họ không có nhu yếu về đồ vật này thì chắc như đinh rồi, mục tiêu chào hàng của bạn sẽ rất khó thuyết phục được khách.

********************