Các bạn thân mến có câu nói rằng viết email là một nghệ thuật. Người biết cách giao tiếp bằng email là một nghệ sĩ. Vì vậy chúng ta hãy tìm hiểu cách giao tiếp qua email để trở thành một nghệ sĩ tài ba trong công việc cũng như thành công trong cuộc sống.
Dưới đây là một số nguyên tắc ứng xử qua Email mà thcs-thptlongphu.edu.vn đã tổng hợp được và chia sẻ cùng các bạn qua bài viết cách viết email qua giao tiếp để trở lên chuyên nghiệp nhé!
Cách trình bày email
Email phải có đầy đủ 3 phần: mở đầu, nội dung và kết thúc.
Mở đầu
Bạn nên bắt đầu email bằng một câu chào thể hiện phép lịch sự và thân thiện như: Kính thưa Giám Đốc, Em chào Anh/Chị, Bạn thân mến,…
Nội dung
Nội dung cần ngắn gọn và súc tích. Bạn có thể chia thành nhiều đoạn nhỏ để dễ đọc, đồng thời tô đậm hoặc gạch chân cụm từ quan trọng.
Kết thúc
Bạn có thể viết lời cảm ơn hoặc lời cầu chúc. Ví dụ: Chân thành cảm ơn, chúc một ngày tốt lành, rất quý mến,…
Cuối email phải có chữ ký. Chữ ký sẽ giúp cho email của bạn trở lên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn.
Bạn có thể viết họ và tên, đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại.
Quy tắc viết email
Nền của email
Nền của email hay còn gọi là background luôn để trắng không màu mè.
Màu mực của email
Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.
Font chữ của email
Chỉ dùng font chữ unicode: Arial, Times New Roman hoặc Georgia.
Chức năng tô đậm và chữ in
Không dùng chức năng tô đậm và chữ in cho cả email.
Không dùng ngôn ngữ @
Không dùng ngôn ngữ @, từ nóng hoặc viết tắt.
Viết bằng tiếng việt có dấu
Phải viết bằng tiếng việt có dấu.
Viết tiêu đề cho email
Tiêu đề nên ngắn gọn, thông báo chính xác nội dung của email. Đối với các tin quan trọng, bạn nên viết tiêu đề thể hiện sự khẩn cấp.
Lưu ý: Tránh đặt nội dung tiêu đề không ăn nhập với nội dung của email.
- Lỗi này thường mắc phải khi bạn gửi decline email cũ để tránh mất thời gian nhập lại địa chỉ.
- Lỗi này không chỉ khiến người nhận cảm thấy khó chịu mà còn có thể khiến họ bỏ qua email. Vì nghĩ rằng chủ đề cũ đã giải quyết xong.
Gửi vào mục CC
CC là viết tắt của cụm từ carbon copy (bản sao). Người nào được nhập địa chỉ vào mục CC sẽ nhận được một bản sao email, đồng thời họ cũng nhìn thấy địa chỉ email của những người nhận khác trong mục CC.
Vì vậy bạn muốn những người nhận được email có thể tương tác với nhau hoặc cảm thấy việc ẩn địa chỉ của họ là không cần thiết thì hãy sử dụng chức năng CC.
Gửi vào mục BCC
BCC là viết tắt của cụm từ blind carbon copy (bản sao ẩn). Chức năng của BCC tương tự như CC, nhưng người được nhập địa chỉ vào mục này chỉ nhìn thấy địa chỉ email của mình, mà không thấy địa chỉ email khác trong BCC.
Nếu không biết cho người nhận biết được họ được gửi một nội dung tương tự như những người khác thì bạn nên sử dụng chức năng này.
Điền email người nhận sau cùng
Sau khi đã viết email, bạn mới điền địa chỉ người nhận. Nếu bạn điền địa chỉ người nhận trước, lỡ có một sơ sót nào đó sẽ khiến lá thư của bạn được gửi đi khi chưa hoàn thành.
Điều đó làm bạn không bao giờ có thể lấy lại được, nó sẽ làm ảnh hưởng tới công việc hoặc khiến người nhận nghĩ bạn không chuyên nghiệp.
Kiểm tra email trước khi gửi
Trước khi nhấn gửi bạn hãy kiểm tra cẩn thận nội dung:
- Chính tả, ngữ pháp, chấm câu.
- Những nội dung quan trọng cần thiết muốn truyền tải tới người nhận.
- Giọng điệu email của bạn.
- Đính kèm tài liệu muốn gửi.
- Hãy nén những file có dung lượng lớn. Đặc biệt là những file ảnh.
Khi nhận được email
Khi nhận được email:
- Trả lời trong vòng 24h kể từ khi nhận được email.
- Nếu không thể trả lời chi tiết ngay thì hãy sử dụng công cụ trả lời tự động, kèm theo thời gian hẹn chính xác cho việc trả lời email ấy. Đây là phép lịch sự tối thiểu.
Các bạn thân mến email là một công cụ giao tiếp trong thời hiện đại. Nó giúp bạn thể hiện nếp sống văn minh và văn hóa ứng xử. Vì thế, hãy tạo cho mình một phong cách lịch lãm khi bạn sử dụng email.
Qua bài tổng hợp chia sẻ cách viết email qua giao tiếp để trở lên chuyên nghiệp thcs-thptlongphu.edu.vn chúc các bạn luôn thành công trong việc giao tiếp qua email nhé!
