Hướng dẫn xuất bản và nhúng file Google Docs, Sheets, Forms & Slides vào trang web

Ngoài cách xuất dữ liệu từ Google Form sang Excel, nhúng Google Sheet vào website như thế nào cũng là câu hỏi được nhiều người quan tâm. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Tải Google Docs, Google Sheets và Google Slides

Microsoft Office không còn là lựa chọn phần mềm văn phòng tốt nhất hiện nay. Giờ bạn có nhiều công cụ miễn phí cùng chức năng khác với chất lượng không kém. Nổi bật trong đó là bộ sản phẩm của Google, bao gồm Google Docs, Google Sheet, Google Slide và Google Form.

Bạn đang xem: Hướng dẫn xuất bản và nhúng file Google Docs, Sheets, Forms & Slides vào trang web

Không chỉ hỗ trợ người dùng soạn thảo tài liệu online miễn phí, Google còn cho phép người dùng nhúng file Google Docs, Sheets, Slides hoặc Forms lên trang web.

Lưu ý quan trọng:

• Khi xuất bản một biểu đồ lên web, mọi người có thể thấy dữ liệu được dùng để tạo nó. Hãy cẩn thận khi xuất một biểu đồ có chứa thông tin riêng tư hay nhạy cảm.
• Bất kỳ thay đổi bạn thực hiện trên tài liệu gốc sẽ được cập nhật phiên bản xuất bản. Quá trình cập nhật tự động có thể mất vài phút.
• Để xóa một tập tin trên web, bạn phải dừng xuất bản nó.
• Để dừng chia sẻ một file với người khác, bạn cần biết cách thay đổi các quyền chia sẻ.

Dưới đây là mọi điều bạn cần biết về cách xuất và nhúng file Google Docs, Sheets, Forms và Slides lên web.

1. Xuất bản tệp tin

Để xuất bản một tệp tin, bạn thực hiện như sau:

• Mở một file trong Google Docs, Sheets hoặc Slides.
• Click vào File > Publish to the web (Tệp > Xuất bản lên web) nằm ở góc phía trên bên trái của cửa sổ file.

• Toàn bộ file sẽ được xuất bản, nhưng một số loại file có nhiều lựa chọn xuất bản:
  • Bảng tính: Xuất bản toàn bộ bảng tính hoặc các trang riêng lẻ. Bạn cũng có thể chọn một định dạng xuất bản (webpage, .csv, .tsv, .pdf, .xlsx, .ods).
  • Trang trình bày: Chọn tốc độ hiển thị các slide.
• Click vào Publish (Xuất bản).

• Sao chép URL và gửi nó tới người bạn muốn chia sẻ file.

File đã xuất bản sẽ được cập nhật tự động khi có bất cứ thay đổi nào được thực hiện trên file gốc.

1.1. Dừng xuất bản file

Để ngừng xuất bản file, bạn mở file đó trong Google Docs, Sheets hoặc Slides. Sau đó click vào File > Public to the web (Tệp > Xuất bản ra web). Tiếp theo, bạn nhấp chuột vào Published content & settings > Stop publishing (Đã xuất bản nội dung và cài đặt > Dừng xuất bản).

1.2. File được xuất bản sẽ như thế nào?

Nếu bạn gửi URL của file đã được xuất bản cho ai đó, họ sẽ nhìn thấy phiên bản họ không thể chỉnh sửa mà khác với file của bạn. Đây là những gì người khác sẽ thấy:

• Tài liệu: Một phiên bản không có thanh công cụ.
• Bảng tính: Một phiên bản không có thanh công cụ. Mọi người với quyền “xem” có thể nhìn thấy biểu đồ, định dạng bảng, và giá trị của ô, nhưng không thể xem hoặc chỉnh sửa công thức.
• Trang trình bày: Một phiên bản chỉ xem hoặc một phiên bản trong chế độ thuyết trình với các slide hiển thị toàn màn hình.

1.3. Kiểm soát những ai có thể xem file

• Nếu bạn là người sở hữu một file và muốn người khác xuất bản file thì hãy cho người đó quyền chỉnh sửa.
• Để ngăn người khác xuất bản file, bạn hãy thay đổi các cài đặt chia sẻ của mình:
  • Mở một file trong Google Docs, Sheets hoặc Slides.
  • Ở phía trên bên phải bạn nhấp chuột vào Share (Chia sẻ).
  • Trong hộp thoại chia sẻ, bạn click vào Advanced (Nâng cao) ở góc dưới bên phải.
  • Sau đó, click vào hộp bên cạnh Prevent editors from changing access and adding new people (Không cho người chỉnh sửa thay đổi quyền truy cập và thêm người mới).
  • Cuối cùng, nhấp vào Done (Đã xong).

2. Nhúng file

Bạn có thể làm cho một tài liệu, bảng tính, trang trình bày hay biểu mẫu xuất hiện trên một trang web bằng cách nhúng nó vào trang hoặc blog của mình.

2.1. Nhúng tài liệu, bảng tính hoặc bài trình bày

• Mở một file trong Google Docs, Sheets hoặc Slides.
• Ở phía trên bên trái cửa sổ, bạn click File > Publish to the web (Tệp > Xuất bản ra trang web).
• Trong cửa sổ vừa xuất hiện, bạn chọn Embed (Nhúng).

• Toàn bộ file sẽ được xuất bản, nhưng một số loại file có nhiều lựa chọn xuất bản:
  • Bảng tính: Chọn xuất bản toàn bộ bảng tính hoặc trang tính riêng lẻ.
  • Trang trình bày: Chọn kích thước bài trình bày và tốc độ hiển thị các slide.
• Nhấp vào Publish (Xuất bản).

• Sao chép mã trong hộp văn bản và dán nó vào trang web hoặc blog của bạn.

2.2. Nhúng và chỉnh sửa bảng tính được nhúng

Nếu đang nhúng một bảng tính, bạn có thể hiện hoặc ẩn các phần sau khi xuất nó lên web.

1. Mở file trong Google Sheets.
2. Ở phía trên cùng, click File > Publish to the web.
3. Ở cửa sổ hiện ra, click Embed.
4. Click Publish.
5. Sao chép code trong hộp văn bản và dán nó vào trang hay blog của bạn.

Để hiện hoặc ẩn các phần của bảng tính, chỉnh sửa HTML trên trang, blog như sau:

• gid=1674242611 – ID của bảng tính.
• range=A1:B14 – Phạm vi bạn muốn hiển thị.
• widget=false – Nếu sai, không có tab trang tính nào được hiển thị ở phía dưới bảng tính.
• headers=false – Số chữ cái hàng và cột không được hiển thị.
• chrome=false – Tiêu đề và footer không được hiển thị.

2.3 Nhúng một biểu mẫu

Để nhúng một biểu mẫu, bạn thực hiện như sau:

• Mở một file trong Google Forms.
• Ở góc trên bên phải, bạn click vào Send (Gửi).

• Ở phía trên cửa sổ, bạn nhấp chuột vào Embed (Nhúng).
• Để copy HTML vừa xuất hiện, bạn click vào Copy (Sao chép) hoặc nhấn Ctrl + C trên Windows hoặc Cmd + C trên Mac.
• Dán HTML vào trang web hoặc blog của bạn.

2.4. Nhúng một file vào Google Sites

Để chia sẻ Google Docs, Sheets và Slides đã được xuất bản trên một trang Google Sites mới, bạn thực hiện như sau:

• Mở một trang trong Google Sites.
• Từ menu phía bên phải, bạn click vào INSERT (Chèn).

• Dưới Google Docs, bạn chọn:
  • Docs
  • Slides
  • Sheets
  • Forms
  • Charts
• Để thêm lựa chọn của bạn vào trang, bạn chọn một file và click vào Insert (Chèn).

Bạn không nhất thiết phải có tài khoản Google để xem file gốc của các dữ liệu. Bất cứ người dùng nào trên trang web đều có thể truy cập vào bảng tính Google trong chế độ “chỉ xem” và download file với nhiều định dạng khác nhau, nhưng họ sẽ không có quyền thay thế bảng gốc. Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách xuất bản và nhúng file Google Docs, Sheets, Slides và Form vào một trang web. Cách làm rất dễ dàng phải không nào?

Tin học văn phòng