Kỹ năng ghi chép là gì? Các kỹ thuật ghi chép hiệu quả bạn nên biết

Kỹ năng ghi chép là gì?

Nói một cách đơn giản, ghi chép là một cách ghi lại những thông tin quan trọng, những ý chính, trọng yếu mà bạn sẽ cần phải sử dụng sau này. Đây là một kỹ năng mà hầu như ai cũng cần phải có. Là một học sinh, sinh viên, bạn sẽ cần ghi chép lại những bài giảng trên lớp. Là một người đã đi làm, bạn cũng cần phải ghi chép lại những ý chính trong các buổi họp.

Tại sao ghi chép lại quan trọng?

Giúp bạn nhớ những thứ cần thiết

Bạn có thể nhớ được những thông tin tổng quan nhưng bạn sẽ không thể nhớ hết mọi thứ. Sẽ có những chi tiết quan trọng cần nhớ nhưng nhiều khi bạn lại bỏ qua. Đó là những chi tiết mà có thể bạn sẽ không bao giờ muốn quên. Vì chúng liên quan trực tiếp tới bạn, ảnh hưởng nhiều tới công việc của bạn. Đó là lý do vì sao bạn cần phải ghi chép.

Hệ thống lại kiến thức

Trong quá trình ghi chép, bạn sẽ biết được thông tin gì là quan trọng, cái gì cần phải ghi nhớ. Bạn có thể bổ sung thêm những thông tin mà bạn biết cho ý vừa ghi, tổ chức lại cấu trúc thông tin để giúp cho việc xem lại dễ dàng hơn. Đây sẽ là một nguồn tham khảo cần thiết sau này nếu bạn cần thông tin phục vụ cho công việc và học tập.

Chủ động và tập trung hơn

Có phải lúc nào bạn cũng chăm chú nghe giảng? Hay bạn sẽ để đầu óc được bay bổng ở những kỳ nghỉ, những cuộc vui cùng bạn bè? Đã bao giờ, trong một cuộc họp, mà bạn không bị sao lãng bởi chiếc điện thoại chưa?Một trong những lý do bạn cần phải ghi chép là nó sẽ giúp bạn tập trung hơn.

Bởi vì,… Khi bạn ghi chép… Bạn sẽ chủ động lắng nghe người nói một cách cẩn thận. Bạn sẽ để ý tới từng câu nói, điệu bộ, cử chỉ. Bạn sẽ biết được điều gì quan trọng, thông tin nào không được bỏ qua. Qua đó, bạn sẽ quyết định những ý nào cần phải ghi lại cẩn thận.

Cần làm gì để ghi chép hiệu quả?

Phải có sự chuẩn bị trước

Làm gì cũng vậy, bạn cần phải có sự chuẩn bị thì việc bạn sắp làm sẽ hiệu quả hơn. Nếu còn đi học, việc chuẩn bị bài trước ở nhà sẽ giúp bạn biết được khái quát những gì sắp học.Bạn sẽ biết được điều gì mình chưa hiểu để nhờ giảng viên nói rõ lại. Trong các buổi họp cũng vậy. Bạn sẽ biết được buổi họp sẽ nói về điều gì, thông tin nào là quan trọng. Sẽ có những thắc mắc mà bạn thấy chưa rõ ràng và cần xác nhận lại. Việc chuẩn bị trước sẽ giúp bạn biết được cái gì cần ghi chép, thông tin nào chưa rõ để hỏi đúng câu hỏi.

Hạn chế những thứ gây mất tập trung

Điện thoại, laptop,… hay bất cứ cái gì tương tự là những thứ làm bạn không chú ý tới bài giảng hay buổi họp. Bạn sẽ khó cưỡng lại được những điều cám dỗ mà chúng mang lại. Những tin nóng trên mạng xã hội, cuộc tán gẫu cùng bạn bè hay những games thú vị,… Bởi vậy, hãy tắt điện thoại, không đem laptop vào phòng họp nếu như không cần thiết. Làm được điều đó, bạn sẽ không bỏ lỡ những thông tin quan trọng.

Ghi chép có chọn lọc

Sẽ có rất nhiều thông tin được truyền đạt. Nhưng không phải tất cả trong số chúng bạn đều cần ghi chép lại. Hãy ghi chép một cách chủ động, đừng ghi chép toàn bọ những gì bạn nghe. Bạn cần chắc lọc thông tin nào là thiết yếu, tóm tắt những ý chính, những điều quan trọng.

Tổ chức lại thông tin

Bạn không nhất thiết phải ghi chép lại thông tin giống như bạn tiếp nhận. Hãy sắp xếp chúng có hệ thống, có cấu trúc theo cách riêng của bạn. Nếu cần xem lại, bạn cũng sẽ dễ dàng và nhanh chóng tìm được thông tin bạn cần hơn.

Không chỉ lúc đến trường bạn mới cần ghi chép mà ngay cả khi bạn đã đi làm thì việc ghi chép vẫn đóng vai trò rất quan trọng. Mặc dù các thiết bị kĩ thuật số ngày nay đã phát triển và hiện đại đến mức bạn chỉ cần nhấn nút ghi âm, chụp một bức ảnh là đủ để lưu trữ lượng thông tin bạn nhận được, song ghi chép bằng tay vẫn chứng tỏ những ưu điểm không dễ gì thay thế.

Thông qua việc ghi chú lại những thông tin mà bạn nhận được, bạn sẽ có ấn tượng lâu hơn và do vậy cũng sẽ ghi nhớ lâu hơn. Ngoài ra, việc ghi chép còn buộc người viết phải chủ động suy nghĩ trong quá trình tiếp nhận thông tin. Hiệu quả là vậy nhưng liệu bạn đã biết cách ghi chép sao cho khoa học chưa? Nếu chưa, hãy ghi nhớ những câu “thần chú vạn năng” bên dưới để nâng cao kỹ năng ghi chép của mình nhé!

Đừng ghi chép nhiều, hãy chọn lọc

Bạn không thể nào ghi chép hết tất cả những gì mình nghe được vì lượng thông tin có thể quá lớn. Bên cạnh đó, trong số tất cả các thông tin mà bạn tiếp nhận, không phải cái nào cũng quan trọng mà sẽ có tính dẫn nhập nhiều hơn. Vì vậy, bạn cần ghi nhớ một quy tắc để nâng cao hiệu quả của việc ghi chép là đừng chép hết, hãy chép có chọn lọc.

Để làm được điều này, bạn cần tập trung lắng nghe các ý chính, sử dụng các kí hiệu đầu dòng, từ viết tắt… Nói chung, bạn hãy cố gắng tóm tắt các ý chính và quan trọng nhất, sau đó, ghi chép lại theo cách riêng của bạn. Để đảm bảo sự thống nhất và logic giữa các ý, bạn cần chú ý biết cách sử dụng các từ có tính liên kết, như liên từ chỉ quan hệ, đối lập, song song.

Tập trung khi tiếp nhận thông tin

Trong quá trình nghe giảng, đôi khi sự xao lãng sẽ gây ảnh hưởng đến việc ghi chép. Hoặc nếu bạn đang trong cuộc họp, chỉ cần vài giây mất tập trung cũng có thể khiến bạn bỏ qua những ý quan trọng về tình hình của công ty.

Vì vậy, sự tập trung là rất cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả của việc ghi chép và sự ghi nhớ thông tin. Nếu tập trung, bạn sẽ ghi chép được đầy đủ hơn và đồng thời cũng phân biệt được những ý nào cần ghi chép và những ý nào thì không.

Sắp xếp các ghi chép

Ngay cả khi bạn đã có cho mình bản ghi chép ưng ý nhất thì vẫn chưa đủ. Bạn vẫn cần phải sắp xếp những ghi chú này một cách có hệ thống, vì như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn trong việc tìm và ôn lại những kiến thức cũ.

Nếu bạn còn đang đi học thì không nên dùng duy nhất một quyển tập để ghi chép cho tất cả các môn học. Việc ghi chép lung tung như vậy không những không giúp bạn hệ thống được kiến thức mà còn dễ nhầm lẫn thông tin của môn học này với môn khác. Ưu điểm duy nhất của việc dồn tất cả những gì bạn được học vào một nơi là tiết kiệm được thời gian, nhưng bạn phải đánh đổi bằng một mớ kiến thức rối như tơ vò.

Trong công việc cũng vậy, hãy dùng những quyển sổ khác nhau hoặc tạo các thư mục riêng để lưu trữ nội dung các buổi họp, ghi chép những công việc bạn phải làm. Nếu những thông tin này được ghi tại cùng một nơi thì bạn cần có cách phân biệt, như sử dụng bút màu khác nhau, đánh dấu trang…

Cách ghi chép khoa học

Phương pháp dàn ý (the outline method)

Phương pháp Outline hay còn có tên gọi khác là Skeleton Prose, đây là phương pháp ghi chép phổ biến nhất dành cho sinh viên đại học. Nó giúp sắp xếp thông tin trong một biểu mẫu có cấu trúc khoa học, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và chỉnh sửa.

Như tên gọi của mình, phương pháp này yêu cầu bạn cấu trúc các ghi chép dưới dạng một dàn ý bằng cách sử dụng các dấu chấm tròn đại diện cho các ý chính và ý phụ. Khi bắt đầu ghi chép, ta viết các ý chính ở ngoài cùng bên trái của trang giấy và các ý phụ sẽ lần lượt được thêm vào bên dưới ý chính.

Nên và không nên sử dụng phương pháp này khi nào?

Phương pháp này có thể sử dụng để ghi chép trong mọi tình huống nhưng nó sẽ đạt hiệu quả cao nhất đối với các môn học có cấu trúc bài giảng rõ ràng.

Ưu điểm

• Làm nổi bật các ý chính của bài giảng theo một cấu trúc logic.
• Dễ sử dụng và tăng sự tập trung của người dùng.
• Giảm thời gian xem lại và chỉnh sửa.
• Giúp bản ghi chép của bạn có cấu trúc rõ ràng và dễ hiểu.

Nhược điểm

• Không phù hợp với các môn như Toán và Hóa bởi có sự kết hợp của các công thức và bảng biểu.
• Không hiệu quả nếu cấu trúc bài giảng không rõ ràng, rối rắm.

Cách sử dụng phương pháp dàn ý

Ghi theo từng đề mục: Ý chính (main topic) => Ý phụ hoặc khái niệm chính (sub topic or key concept)=> Ý bổ sung cho ý phụ (supporting details)

Ghi lại các thông tin trong lúc học trong lớp hoặc khi bạn đọc sách giáo khoa

Sau khi kết thúc lớp, kiểm tra lại phần ghi chú, nếu cần thiết thì viết lại.

Phương pháp cornell

Đây là một phương pháp ghi chép đặc biệt, hữu hiệu trong hầu như tất cả các trường hợp. Thứ khiến phương pháp này đặc biệt hơn các phương pháp khác là ở cách bố trí của nó. Phương pháp Cornell thường chia một trang giấy làm 3 hay thậm chí là 4 phần, với 1 hàng ở đầu trang, 1 hàng ở dưới cùng và 2 cột ở giữa. 30% diện tích trang giấy sẽ dành cho cột bên trái và 70% còn lại dành cho cột bên phải.

Toàn bộ thông tin, kiến thức được học trên lớp sẽ được ghi chép vào cột bên phải. Còn cột bên trái thì được dùng cho các câu hỏi, ghi chú, gợi ý đối với nội dung bài học. Và sau buổi học, bạn nên dành ra một vài phút để tổng kết kiến thức vào hàng cuối của trang, điều này không chỉ giúp bạn ghi nhớ tốt hơn mà nó còn thuận tiện khi cần xem lại bài giảng hay chỉnh sửa thông tin.

Nên và không nên sử dụng phương pháp này khi nào?

Phương pháp Cornell phù hợp cho mọi trường hợp cần ghi chép, bao gồm cả các cuộc họp và thảo luận.

Ưu điểm

• Giúp ghi chép, xem lại và sắp xếp thông tin, ghi chú nhanh hơn.
• Tổng kết, tóm tắt thông tin một cách có hệ thống.
• Giúp học tập, tiếp thu thông tin mới hiệu quả hơn trong một thời gian ngắn.
• Giúp trích xuất các ý chính của ghi chép.
• Giảm thời gian xem lại bài.

Nhược điểm

• Trang viết cần được chuẩn bị trước khi buổi học bắt đầu.
• Tốn thời gian để làm quen, trích xuất và tổng hợp các ý chính.

Cách sử dụng phương pháp cornell

Đầu tiên chia trang giấy của bạn thành 3 phần: 3-4 dòng cuối cho mục Tóm tắt (Summary), vẽ một đường thẳng chia phần còn lại thành 2 phần, bên trái khoảng 1/3 dành cho Gợi ý (Cue), và 2/3 bên phải dành cho Ghi chú (Notes).

Bắt đầu viết ở phần Ghi chú (Notes): viết bài giảng tại lớp hoặc phần ghi chú khi bạn đọc sách. Sau đây là những mục cần ghi chú:

• Ý chính, ý phụ
• Ngày tháng, con người, nơi chốn quan trọng
• Biểu đồ, đồ thị
• Công thức
• Ví dụ, mô phỏng
• Điểm mạnh, điểm yếu

Khi học xong, đọc sơ lại phần bài giảng (notes) và ghi những từ khóa Gợi ý vào cột bên trái ngang với phần ghi chú: từ quan trọng, tiêu đề, ngày tháng, tác giả. Bước này giúp bạn nhanh chóng tìm ra được vị trí của từng phần, cũng như ý chính của phần đó.

Bước cuối cùng, bạn tóm tắt cả trang Ghi chú vào phần Tóm tắt bên dưới theo ngôn ngữ của bạn, hoặc có thể trả lời 2 câu hỏi sau:

• Tại sao thông tin này quan trọng?
• Bạn rút ra được kết luận gì?

Phương pháp Cornell là phương pháp tốt để ghi chú NẾU như bạn thực sự dành thời gian để ôn lại phần ghi chú.

Phương pháp này tóm tắt và viết lại cho bạn nên bạn không cần tốn thời gian viết lại các ghi chú lần nữa. Nhưng phương pháp này có thể rất mất thời gian cho học sinh. Bạn có thể tạo mục Tóm tắt vào trang cuối cùng để tóm lại toàn bộ bài giảng (có thể là một trang tóm tắt dài).

Phương pháp đóng hộp (the boxing method)

Phương pháp này vẫn chưa được biết đến rộng rãi nhưng theo thời gian thì nó đang ngày càng phổ biến hơn. Tất cả các ghi chú liên quan đều được đóng lại thành một khối hộp và mỗi hộp đại diện cho một phần chính của ghi chép, giúp giảm thời gian trong việc đọc và tìm kiếm. Do cách sử dụng khá đơn giản nên ta sẽ không bàn thêm.

Nên và không nên sử dụng phương pháp này khi nào?

Phương pháp này hiệu quả khi bạn có một môn học hoặc một bài học nào đó buộc phải chia vở thành 2 phần khác nhau.

Ưu điểm

• Tách và sắp xếp các ghi chép dưới dạng hộp.
• Giúp tập trung khi đọc.
• Cải thiện khả năng ghi nhớ mối liên hệ giữa các ghi chép.
• Thích hợp cho những người hay ghi chú trên Ipad.

Nhược điểm

• Không phù hợp với nhiều loại bài giảng, lớp học.
• Tốn thời gian để nối các hộp với nhau khi sử dụng.
• Đòi hỏi có chủ đề chính và các chủ đề phụ để tạo mối liên hệ.

Phương pháp tạo bảng (the charting method)

Đây là phương pháp lý tưởng đối với các việc ghi chép các loại dữ liệu dưới dạng dữ kiện và thống kê, cần phải học thuộc lòng. Thông tin sẽ được sắp xếp thành nhiều cột, tương tự như một bảng tính và mỗi cột đại diện cho một danh mục giúp dễ dàng so sánh các hàng với nhau.

Nên và không nên sử dụng phương pháp này khi nào?

Đây là một trong những phương pháp ghi chú hiệu quả nhất dành cho sinh viên đại học khi cần ghi nhanh các nội dung như số liệu thống kê và thông tin khác. Nó cũng rất hiệu quả khi bạn muốn giảm thời gian chỉnh sửa và xem lại bài vở.

Tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp này khi cần ghi nhớ nhiều thông tin nhưng không nên áp dụng nó trong các lớp học hoặc bài giảng. Việc tạo biểu đồ cần nhiều thời gian và sẽ hợp lý hơn khi dùng phương pháp này để tóm tắt toàn bộ bài giảng nhằm chuẩn bị cho thi cử hoặc trong các buổi học tập trung.

Ưu điểm

• Thông tin được cấu trúc rõ ràng.
• Hiệu quả trong việc xem lại nội dung.
• Các ghi chép dễ so sánh.
• Giúp nhớ nhiều thông tin một cách dễ dàng.

Nhược điểm

• Cực tốn thời gian.
• Gần như không áp dụng được đối với các bài giảng có nội dung không rõ ràng.
• Không hiệu quả đối với các loại thông tin dễ dàng được sắp xếp.

Phương pháp bản đồ (the mapping method)

Khi nội dung bài giảng đặc biệt nhiều, phương pháp bản đồ là lựa chọn phù hợp cho bạn. Nó giúp sắp xếp các ghi chép bằng cách chia thành các nhánh, cho phép bạn thiết lập mối quan hệ giữa các ý với nhau. Bắt đầu bằng việc viết chủ đề chính ở đầu trang sau đó đi theo hình rễ cây, chia các ý/chủ đề phụ xuống bên dưới ý chính.

Nên và không nên sử dụng phương pháp này khi nào?

Kỹ thuật này hiệu quả nhất khi nội dung bài giảng nặng và bạn cần sắp xếp ghi chép theo một hình thức có cấu trúc và dễ hiểu.

Ưu điểm

• Dễ nhìn và đẹp mắt.
• Có thể sử dụng để ghi chép thông tin chi tiết một cách ngắn gọn.
• Dễ dàng chỉnh sửa ghi chú.

Nhược điểm

• Khi thực hiện phương pháp này, bạn dễ lãng phí diện tích giấy ghi.
• Dễ gây bối rối khi thông tin nằm ở sai vị trí trong quá trình ghi chú.

Phương pháp sơ đồ tư duy (mind mapping)

Ưu điểm:

• Một bức hình bằng cả ngàn chữ. Hình ảnh sẽ dễ ghi nhớ vào trong não hơn so với đọc cả trang toàn chữ.
• Có thể gom gọn toàn bộ thông tin trên 1 trang giấy.
• Sáng tạo và giúp bạn có nhiều ý tưởng mới.
• Dễ dàng học thuộc và gợi nhớ lại cho các bài ôn kiểm tra hoặc thi.
• Có thể sử dụng các kí hiệu và chữ viết tắt.

Nhược điểm:

• Bản đồ tư duy có thể không hiệu quả lắm khi có nhiều chữ và thông tin.
• Tốn nhiều thời gian hơn là viết theo cách thông thường (nhưng giúp ghi nhớ nhanh và lâu dài hơn)
• Khó để quen với việc ghi chú kiểu mindmap.
• Mỗi bản đồ là của riêng một người đó nên bạn có thể không hiểu được bản đồ của người bạn kế bên.
• Không có đủ thời gian để tạo mindmap khi nghe giảng.

Mindmap có thể sử dụng khi cần ôn bài trước khi thi, bằng cách gom lại các ý chính, và ý nhỏ; khi đọc sách…

Phương pháp tiếp cận 8 hướng (8q matrix)

Khi bạn cần suy nghĩ, phân tích tìm giải pháp, cách giải quyết vấn đề hay chuẩn bị lập kế hoạch, bạn có thể sử dụng phương pháp tiếp cận 8 hướng.

Mô hình 8Q gồm 9 ô

Chủ đề chính của bảng là ô hạt nhân ở chính giữa.

8 ô bao quanh bao gồm 4 câu hỏi trọng tâm và 4 câu hỏi mở rộng là nơi ghi lại những câu hỏi theo cấu trúc 6W2H liên quan đến chủ đề trong ô hạt nhân.

Bộ câu hỏi What? Why? Who? When? Where? Which? How? How much/many? giúp tìm ra câu trả lời đầy đủ & chính xác.

********************