Purchasing là gì? Những nghề nghiệp liên quan đến công việc Purchasing Staff

Purchasing là gì?

Purchasing hay thu mua là quá trình một doanh nghiệp hoặc tổ chức dùng để có được hàng hóa hoặc dịch vụ nhằm thực hiện các mục tiêu của mình.

Mỗi cá nhân hay tổ chức đều thiết lập các tiêu chuẩn trong quy trình mua hàng, do vậy các quy trình có thể khác nhau rất nhiều giữa các tổ chức khác nhau.

Purchasing là một phần của quá trình Procurement, quy trình này thường cũng bao gồm việc lập kế hoạch cho tiến hành mua hàng; xác định tiêu chuẩn, chất lượng hàng; lựa chọn nhà cung cấp; phân tích giá trị; phân tích tài chính, đàm phán và thương lượng giá cả; Làm hợp đồng, mua hàng; quản lý hàng tồn kho; thanh toán quốc tế; và các chức năng khác.

Trong quá trình mua hàng, bạn cũng giám sát việc giao hàng thỏa đáng bất cứ thứ gì bạn đã mua và bạn xác minh rằng tất cả các công việc hành chính cũng đã được thực hiện một cách chính xác. Sau đó, giao dịch mua hàng là một phần của quy trình tổng thể được gọi là Procurement.

Mro – Purchasing là gì?

Theo Uptalent được biết, Mro là viết tắt của Maintenance Repair Overhaul/Operation. Có nghĩa là các vật tư, phụ tùng thay thế, sửa chữa cần thiết trong quá trình vận hành của nhà máy, hệ thống sản xuất. Bạn có thể hiểu ngắn gọn là ngành công nghiệp hỗ trợ.

Theo đó Mro-Purchasing được hiểu là thu mua Mro. Đây là một hoạt động thu mua cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh. Chẳng hạn như mua sắm đồ nội thất trong khối văn phòng, hoặc là mua các vật tư, thiết bị để bảo trì, sửa chữa, vận hành hệ thống máy móc trong các nhà máy sản xuất.

Nếu như trong khối văn phòng các giao dịch thu mua Mro thường khá nhỏ và nhiều, thì trong các nhà máy sản xuất số lượng giao dịch mua Mro chiếm tỷ lệ khá lớn trên tổng số lần mua và mua rất nhiều loại khác nhau.

Bạn đang xem: Purchasing là gì? Những nghề nghiệp liên quan đến công việc Purchasing Staff

Mro-Purchasing thường có tính đột xuất nên thường được quản lý thông qua việc phát hành yêu cầu mua hàng. Điều này có nghĩa là việc chi tiêu dễ vượt tầm kiểm soát. Do đó bí kíp của người quản lý thu mua là ước tính nguồn cung và những thứ thường được yêu cầu để chủ động lên đơn đặt hàng.

Người quản lý mua hàng làm gì?

Tương tự vai trò của người mua hàng, người quản lý mua hàng và vai trò của họ cũng vậy. Đối với một công ty nhỏ hơn, giám đốc mua hàng có thể chịu trách nhiệm trực tiếp mua tất cả hàng hóa và dịch vụ mà công ty cần.

Điều này có thể bao gồm bất cứ thứ gì từ văn phòng phẩm, dịch vụ điện và điện thoại cho đến nguyên liệu thô cho một sản phẩm mà công ty sản xuất. Trong một công ty lớn hơn, người quản lý mua hàng có thể điều hành một nhóm nhân viên mua hàng hoặc người điều hành thực hiện việc mua hàng theo danh mục hoặc loại sản phẩm. Sau đó, vai trò của giám đốc mua hàng có thể là đảm bảo các điều kiện làm việc tối ưu và sự xuất sắc tương ứng trong kết quả, sử dụng các công cụ quản lý như KPI (chỉ số hiệu suất chính) để đo lường mức độ hoạt động của nhóm trong tổ chức.

Sự khác biệt giữ Purchasing và Procurement?

Procurement được hiểu là việc mua sắm. Đây là quá trình xác định, chọn lọc, lựa chọn và mua hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình phù hợp từ nhà cung cấp bên thứ ba thông qua quá trình mua hàng trực tiếp, đấu thầu cạnh tranh hoặc đấu thầu, đồng thời đảm bảo cung cấp kịp thời với chất lượng và số lượng phù hợp.

Bên cạnh việc mua hàng, việc mua sắm cũng bao gồm việc lập kế hoạch ban đầu và xác định các thông số kỹ thuật của sản phẩm hoặc dịch vụ cho những gì bạn muốn mua, tìm kiếm nhà cung cấp thích hợp, phân tích giá trị và các điều khoản và điều kiện của hợp đồng với nhà cung cấp.

Phân tích giá trị là việc so sánh các nhà cung cấp, để xem mỗi nhà cung cấp có thể mang lại lợi ích gì cho tổ chức của bạn và xếp hạng các nhà cung cấp cho phù hợp. Các điều khoản và điều kiện của hợp đồng nhà cung cấp cần phải được xác định theo cách phục vụ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, nhưng cũng theo cách làm cho việc thực hiện hợp đồng đó trở nên bền vững đối với nhà cung cấp. Khi các hoạt động đó đã được hoàn thành, giao dịch mua là giao dịch hoàn thành quá trình kết thúc đó.

Các hình thức mua hàng

Hai hình thức mua chính là mua đi và mua lại. Chức năng mua thường dành cho mục đích sử dụng công nghiệp và việc bán lại thuộc về các nhà bán buôn, bán lẻ, nhà phân phối và đại lý. Tuy nhiên, sau đây là các hình thức mua hàng khác nhau:

Hình thức cá nhân: Hình thức mua này được đáp ứng cho tiêu dùng cá nhân. Người tiêu dùng là những người hoặc người mua cuối cùng sử dụng tất cả các sản phẩm do các công ty kinh doanh sản xuất.

Hình thức INTERMEDIATE: Loại mua này được thực hiện để bán lại. Các hạng người thuộc nhóm mua hàng này là những người trung gian (tức là nhà phân phối, nhà bán buôn, nhà bán lẻ và đại lý) trực tiếp mua hàng từ các nhà sản xuất để tiêu dùng cho người tiêu dùng cuối cùng.

Mô hình công nghiệp: Bao gồm việc mua nguyên vật liệu, linh kiện, kho tiêu hao, công cụ, máy móc thiết bị, vật tư văn phòng và thiết bị văn phòng để sử dụng cho công việc kinh doanh.

Thể chế: Đây là việc mua hàng hóa và dịch vụ của các cơ quan chính phủ, các tổ chức cho các tiện ích. Họ tạo thành một nhóm người mua quan trọng vì họ mua hàng loạt.

Nguyên tắc trong Purchasing

5 nguyên tắc “đúng” liên quan đến vị trí Purchasing mà bạn cầm nắm rõ:

• Đúng chất lượng: Mua đúng chất lượng nguyên vật liệu.
• Đúng số lượng: Để mua nguyên vật liệu với số lượng phù hợp.
• Đúng thời gian: Để cung cấp tài liệu vào đúng thời điểm.
• Đúng giá: Được mua tài liệu với giá phù hợp.
• Đúng nguồn hàng: Để mua tài liệu từ đúng nguồn.

Nghề Purchasing tại Việt Nam

Tại Việt Nam nghề purchasing tại các nhà máy là vị trí chịu trách nhiệm thu mua các nguyên vật liệu, các trang thiết bị, máy móc và những hàng hóa, dịch vụ cần thiết khác khác nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất.

Trong thực tế chiến lược kinh doanh của một doanh nghiệp không chỉ xoay quanh hoạt động marketing và bán hàng mà còn chịu ảnh hưởng bởi quá trình thu mua. Hiệu quả purchasing sẽ quyết định sự thành công và lợi nhuận đạt được của mỗi doanh nghiệp.

Công việc purchasing trong nhà máy đòi hỏi bạn phải có kiến thức sâu rộng về hàng hóa và giá cả trên thị trường cũng như hiểu rõ về sản phẩm của doanh nghiệp. Khi tìm kiếm nguồn hàng hoặc tìm hiểu nhà cung cấp, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng xem “có hiệu quả hay không”. Đồng thời cần dựa trên những thông tin đã tìm hiểu để đề xuất chính sách và điều kiện hợp tác phù hợp với từng nhà cung cấp.

Bên cạnh tìm nguồn hàng và khảo sát giá, bạn còn phải thường xuyên cập nhật tin tức và xu hướng của thị trường. Như là nhà cung cấp nào đang gặp sự cố hay sắp tới nhà nước có chính sách gì mới,… Kịp thời nắm bắt các biến động trên thị trường là cách tốt nhất giúp bạn đưa ra các quyết định thu mua, tích trữ hợp lý.

Vai trò của một purchasing trong các nhà máy không chỉ là mua được hàng với mức giá và chất lượng tốt nhất, mà bạn còn phải đảm bảo “cung ứng đầy đủ và kịp thời” cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Vì vậy bạn cần nhanh nhẹn, nhạy bén và xử lý công việc thật tốt để không làm trì trệ quá trình sản xuất.

Mô tả công việc của Purchasing Staff

Tùy thuộc vào quy mô và loại hình dịch vụ của từng công ty, công việc của Purchasing Staff sẽ có những yêu cầu cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, Purchasing Staff sẽ cần làm những công việc chính sau đây.

– Tiếp nhận thông tin mua hàng từ các bộ phận khác và lên danh sách cần mua sắm theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh được diễn ra thông suốt.

– Tìm hiểu và đánh giá các nhà cung cấp xem họ có đủ năng lực đáp ứng danh sách sản phẩm theo yêu cầu đặt ra về mẫu mã, chủng loại, chất lượng không.

– Gửi email hoặc gọi điện đến các nhà cung cấp để yêu cầu họ gửi thông tin chi tiết về sản phẩm, báo giá cụ thể và các chính sách mua hàng liên quan khác.

– Lên kế hoạch đến trực tiếp nhà cung cấp để đánh giá và kiểm tra chất lượng sản phẩm thực tế.

– Phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm tra chất lượng sản phẩm có đạt yêu cầu đã đề ra không.

– Tiến hành phân tích và lựa chọn các đơn chào hàng đáp ứng được nhu cầu về chi phí, chất lượng và chính sách mua hàng.

– Đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng về chính sách thanh toán, thời hạn giao hàng.

– Liên hệ với bên vận chuyển để làm các thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng.

– Giám sát số lượng và theo dõi tiến độ giao hàng đúng với cam kết trên hợp đồng.

Những nghề nghiệp liên quan đến công việc Purchasing Staff

Dưới đây là những vị trí nghề nghiệp có liên quan đến quá trình triển khai công việc của Purchasing Staff.

Giám đốc Marketing

Vị trí giám đốc Marketing chịu trách nhiệm chính về kế hoạch quảng bá sản phẩm và dịch vụ của công ty đến rộng rãi người tiêu dùng. Do đó, nhân viên thu mua có thể tiếp nhận những yêu cầu mua hàng từ giám đốc Marketing dựa trên kế hoạch Marketing theo từng quý và năm.

Cụ thể, nhân viên thu mua sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng những trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động Marketing như lễ ra mắt sản phẩm, livestream sản phẩm, lễ tri ân khách hàng,…

Thư ký tài chính

Nhân viên thu mua luôn cần phải hoạch định được chiến lược giá thu mua phù hợp với ngân sách chi tiêu đặt ra của công ty. Do đó, nhân viên thu mua sẽ thường xuyên phối hợp với thư ký tài chính hoặc phòng tài chính để đạt được mục tiêu tối ưu hóa chi phí đã được đề ra.

Giám đốc dịch vụ ăn uống

Những người làm ở vị trí giám đốc dịch vụ ăn uống chắc chắn sẽ đặt ra những yêu cầu rất cao về chất lượng của nguồn nguyên liệu đầu vào. Do đó, nhân viên thu mua sẽ cần phải xác định được tiêu chuẩn đánh giá sản phẩm của giám đốc dịch vụ ăn uống để có thể tìm ra những nguồn nguyên liệu chất lượng cao cấp, đạt chuẩn theo yêu cầu.

Lộ trình thăng tiến của Purchasing Staff

Cũng giống như bất kỳ công việc nào khác, để trở thành Purchasing Manager (quản lý thu mua), bạn cần phải trải qua những lộ trình thăng tiến nhất định để có đủ khả năng đảm nhận được vị trí này. Dưới đây là lộ trình phát triển sự nghiệp phổ biến của Purchasing Manager bạn có thể tham khảo.

– Tốt nghiệp bằng cử nhân: Thực tế, bất kỳ công việc nào cũng đòi hỏi kinh nghiệm xử lý công việc. Tuy nhiên, nếu bạn có tấm bằng từ cao đẳng, đại học trở lên thì bạn sẽ có khởi điểm thuận lợi hơn khi xin việc làm trong ngành thu mua. Điển hình, các ngành học phù hợp để giúp bạn trở thành Purchasing Staff như Kinh tế, Tài chính, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại,…

– Tích lũy kinh nghiệm làm việc thực tế: Bất kể bạn học chuyên ngành gì thì sau khi ra trường, bạn cần phải trải qua từ 3 đến 5 năm làm việc thực tế trong ngành thu mua thì mới có đủ vốn liếng sự nghiệp để bắt đầu thăng tiến lên vị trí Purchasing Manager.

Do đó, khi mới tốt nghiệp, bạn hãy ứng tuyển vị trí nhân viên thu mua tại các công ty sản xuất hoặc tham gia các chương trình quản trị viên tập sự tại các tập đoàn như Coca-Cola, Pepsi,… để tích lũy được nhiều kinh nghiệm làm việc quý giá.

– Học thêm các chứng chỉ liên quan: Để phát triển nhanh hơn trên con đường sự nghiệp, bạn nên học thêm các chứng chỉ ngắn hạn liên quan như quản trị mua hàng, quản trị chuỗi cung ứng,… giúp nâng cao thêm kiến thức và chuẩn bị những kỹ năng cần thiết cho vị trí Purchasing Manager trong tương lai.

Mức lương các vị trí Purchasing

Mức lương các vị trí việc làm purchasing sẽ phụ thuộc nhiều vào quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp.

Theo dữ liệu có được thì mức lương bình quân của nhân viên purchasing vào khoảng 553 USD / tháng, dao động phổ biến trong khoảng 404 – 526 USD / tháng.

Khi phân theo cấp bậc mức lương của nhân viên có thể đạt tới 1.092 USD, trưởng phòng 1.478 USD, Giám đốc và cấp cao hơn 1.820 USD.

– Purchasing manager: 1.457 USD (phổ biến 1.200 – 1.550 USD)

– Nhân viên mua hàng / purchasing staff: 543 USD

– Nhân viên phòng mua hàng / Nhân viên phụ trách phòng mua hàng: 661 – 643 USD

– Cộng tác viên thu mua: khoảng 200 USD

– Chuyên viên thu mua: 350 – 600 USD

– Giám sát thu mua: 400 – 910 USD

– Nhân viên định mức: 260 – 400 USD

– Nhân viên tìm nguồn hàng: 560 – 1.000 USD

Có thể thấy mức lương nghề purchasing khá tốt. Bên cạnh đó ngoài lương cứng, nghề này còn được nhận các khoản thưởng theo hiệu quả công việc. Vì vậy, mức thu nhập thực tế còn có thể cao hơn.

Công việc của nhân viên Thu mua Purchasing

Để làm được nghề thu mua, bạn cần hiểu rõ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đó bạn sẽ làm việc với phòng ban và lên kế hoạch thu mua. Công việc cụ thể của nhân viên thu mua như sau:

• Làm việc trực tiếp với phòng Kế hoạch và Sản xuất của doanh nghiệp, để lập kế hoạch và lên ưu tiên cho các hoạt động thu mua.
• Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, và quản lý quá trình lựa chọn.
• Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
• Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
• Theo dõi đơn đặt hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí, các loại phụ phí phát sinh.
• Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.
• Đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả lên quản lý.
• Hỗ trợ đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch.
• Giải quyết các vấn đề khiếu nại, tố cáo (nếu có)

Kỹ năng cần có của nhân viên Mua hàng Purchasing

Để làm ở vị trí purchasing, đòi hỏi bạn cần có kỹ năng sau:

Kỹ năng đàm phán

Đàm phán hiệu quả mang lại rất nhiều lợi thế và giá trị cho doanh nghiệp. Nếu bạn tìm được nguồn hàng cực tốt nhưng giá hơi cao so với thị trường. Kỹ năng đàm phán sẽ giúp bạn có mức giá tốt hơn. Tất nhiên không chỉ do tài ăn nói mà còn rất nhiều yếu tố khác để đàm phán thành công. Ví dụ như sự linh hoạt, thấu hiểu, kiên trì…

Kỹ năng ngoại ngữ

Với công việc thường xuyên phải trao đổi với đối tác nước ngoài, không chỉ riêng các công ty nước ngoài lớn như Samsung hay Canon, ngay cả các công ty trong nước cũng yêu cầu các ứng viên ứng tuyển vị trí phòng thu mua sản phẩm phải có khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh tốt. Cũng không quá khó hiểu vì đôi khi các công ty có thể liên kết, hợp tác với các công ty nước ngoài trong việc cung ứng hàng hóa, sản phẩm nên kỹ năng ngoại ngữ là cần thiết.

Có hiểu biết về thị trường quốc tế

Nếu có hiểu biết về thị trường quốc tế sẽ là lợi thế lớn cho công việc của bạn. Ví dụ biết về các chính sách, quy định thương mại quốc tế. Cập nhật những sản phẩm mới, kết nối với những nhà cung cấp tốt hơn… Như vậy mới có thể luôn tìm được những lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

********************