Thư điện tử là gì? Thư điện tử được sử dụng để làm gì?

Thư điện tử là gì?

Thư điện tử hay còn được gọi là email, là hệ thống được tạo lập với mục đích gửi và nhận tin nhắn thông qua mạng Internet. Nó được sử dụng để thay thế phương thức gửi và nhận thư bằng giấy theo cách truyền thống, vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa giúp tiết kiệm thời gian vận chuyển.

Thông thường một email sẽ gồm có hai thành phần, đó là tên của người dùng và tên miền của nhà cung cấp dịch vụ và thường sẽ được ngăn cách bởi dấu “@”.

Một số thuật ngữ được sử dụng trong quá trình sử dụng thư điện tử như:

– Gửi email: Sau khi đã hoàn tất quá trình soạn văn bản, người dùng sẽ nhập địa chỉ email của người nhận rồi sau đó chỉ cần ấn click để gửi mail. Ngay sau đó email sẽ được gửi đến cho người nhận, ngoài ra người dùng có thể đồng thời cùng một lúc gửi mail cho nhiều địa chỉ mail khác nhau.

– Truyền email: Theo nguyên tắc thì email được truyền từ người gửi đến người nhận nhờ vào server email. Để gửi mail thì ta cần có giao thức SMTP và POP để tải mail về thiết bị điện tử.

– Nhận mail mới: Khi có mai mới gửi đến hộp thư thì người dùng chỉ cần click chuột vào nó để mở ra và đọc thư cũng như xem các tệp đính kèm trong email đó.

Thư điện tử được sử dụng để làm gì?

Có rất nhiều lý do giúp cho email ngày càng trở nên phổ biến và thông dụng, đặc biệt với đối tượng là dân văn phòng, có thể kể đến một số tiện ích của email như sau:

– Tốc độ: Thay vì việc như trước kia mất thời gian viết thư, gửi thư qua đường bưu điện thì hiện nay với tốc độ truyền email thì chỉ cần tròn khoảng vài giây đến vài phút thì văn bản đã được gửi đến cho người nhận mà không hề gặp trở ngại về khoảng cách địa lý.

– Thuận tiện: Trong một số trường hợp thì việc gửi email sẽ tốn ít thời gian hơn rất nhiều so với việc liên hệ điện thoại, đặc biệt là đối với những cuộc hội thoại dài với nhiều vấn đề phức tạp, khó để giải thích hoặc ghi nhớ.

– Đính kèm tệp: Khi gửi mail, người dùng thường sẽ phát sinh thêm những nhu cầu khác liên quan đến nội dung cần gửi, vì vậy việc đính kèm file trên email là một tiện ích rất tuyệt. Việc đính kèm file có thể ở dạng hình ảnh, âm thanh hoặc tài liệu…

– Dễ dàng truy cập: Một tài khoản email không chỉ chứa những tin nhắn mà còn có lưu trữ nhiều tệp hay thông tin quan trọng khác, do đó việc sử dụng ứng dụng email sẽ giúp người dùng dễ dàng lưu trữ hay tìm kiếm thông tin trực tiếp trên ứng dụng đó.

– Bản ghi: Trong quá trình sử dụng email, người dụng sẽ được tạo sẵn các bản ghi cuộc hội thoại. Thao tác này sẽ không thể thực hiện được với một cuộc hội thoại diễn ra qua điện thoại. Những bản ghi này có thể được in ra dễ dàng hoặc lưu trữ lại, thuận lợi cho việc sử dụng lần sau.

– Không giới hạn về không gian hay thời gian: Bởi vì hiện nay, ứng dụng email không đưa ra giới hạn về số lần gửi mail cũng không giới hạn về số ký tự trong một email, cũng không bị thúc ép bởi thời gian. Người dùng hoàn toàn có quyền tự do sử dụng email mà không gặp phải sự cản trở nào.

– Miễn phí: Một trong những ưu điểm để giúp cho email phổ biến như ngày nay đó chính là đây là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí. Người dùng không phải bỏ ra bất kì một khoản chi phí nào, việc duy nhất cần làm là click và tải ứng dụng này về máy.

– Bảo mật: Ứng dụng có tính bảo mật cao do có cài đặt về password khi đăng nhập vào tài khoản email, vì vậy mà đảm bảo về quyền riêng tư của người sử dụng.

Thư điện tử hoạt động như thế nào?

Thư điện tử được gửi từ các chương trình phần mềm và trình duyệt web, được gọi chung là email client. Các thư riêng lẻ được định tuyến qua nhiều máy chủ trước khi chúng đến được máy chủ email của người nhận, tương tự như cách một lá thư truyền thống có thể đi qua một số bưu điện trước đó đến hộp thư của người nhận.

Khi một email đã được gửi, nó sẽ thực hiện theo một số bước để đến đích cuối cùng:

1. Mail server của người gửi, còn được gọi là Mail Transfer Agent (MTA), khởi tạo kết nối Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).

2. SMTP kiểm tra dữ liệu email envelope – văn bản cho máy chủ biết nơi gửi thư – để biết địa chỉ email của người nhận, sau đó sử dụng Domain Name System (DNS) để dịch tên miền thành địa chỉ IP.

3. SMTP tìm kiếm mail exchange (MX) được liên kết với tên miền của người nhận. Nếu có, email sẽ được chuyển tiếp đến mail server của người nhận.

4. Email được lưu trữ trên mail server của người nhận và có thể được truy cập qua Post Office Protocol (POP)* hoặc Internet Message Access Protocol (IMAP). Hai giao thức này hoạt động hơi khác nhau: POP tải email xuống thiết bị của người nhận và xóa nó khỏi mail server, trong khi IMAP lưu trữ email trong email client, cho phép người nhận truy cập email từ bất kỳ thiết bị được kết nối nào.

Hãy tưởng tượng Alice viết một bức thư cảm ơn cho Bob. Cô ấy đưa bức thư cho người vận chuyển thư (MTA), người này sẽ mang nó đến bưu điện để phân loại. Tại bưu điện, nhân viên xử lý (SMTP) xác minh địa chỉ được ghi trên phong bì. Nếu địa chỉ có vẻ được viết chính xác và tương ứng với vị trí có thể nhận thư (máy chủ MX), một hãng vận chuyển thư khác sẽ chuyển thư đến hộp thư của Bob. Sau khi nhận thư, Bob có thể giữ ghi chú trong ngăn bàn của mình, nơi anh ta có thể truy cập nó ở vị trí đó (POP) hoặc bỏ nó vào túi để đọc ở bất kỳ vị trí nào (IMAP).

* Phiên bản hiện tại của giao thức POP có tên là POP3.

Một số đánh giá khi sử dụng thư điện tử

Ưu điểm của thư điện tử

– Ưu điểm đầu tiên phải kể đến đó chính là tốc độ, việc gửi và nhận tin cực kỳ nhanh so với phương thức gửi thư truyền thống.

– Thư điện tử có thể gửi đi được mà không gặp trở ngại về không gian hay thời gian;

– Thư điện tử có thể được gửi và nhận trên tất cả các thiết bị điện tử có kết nối Internet;

– Ứng dụng hoàn toàn miễn phí, người dùng chỉ cần thanh toán cước phí sử dụng Internet;

– Không giới hạn về số lượng mail và số người nhận email.

Nhược điểm của thư điện tử

– Thiết bị điện tử cần phải được kết nối Internet thì người dùng mới có thể nhận được email;

– Khả năng có sự xâm nhập của virut qua những tập tin đính kèm trong thư;

– Nhiều hình thức lừa đảo được thực hiện thông qua thư điện tử;

– Thường xuyên xuất hiện thư rác gây khó chịu cho người dùng.

Các lỗi thường gặp phải khi sử dụng email

Vấn đề lớn nhất của ứng dụng này đó chính là thư rác, đây là nững email không được người nhận yêu cầu hoặc mong đợi.

Mỗi ngày những tài khoản email có thể nhận đến hàng trăm email rác nhằm mục đích quảng cáo sản phẩm hay lừa đảo… Tuy nhiên hiện nay, để khắc phục tình trạng trên thì các nhà cung cấp dịch vụ email đã phát triển bộ lọc tin nhắn rác và phân loại nó vào mục spam.

Để report các thư spam, người dùng có thể làm như sau:
– Xác định nguồn đích của mail;

– Tìm ISP người gửi được sử dụng để gửi mail;

– Xác định đứng người cần liên hệ tại ISP đó.

Giá trị pháp lý của thư điện tử

Sau khi tìm hiểu thư điện tử là gì ở phía trên thì bài viết có nhắc đến định dạng thư này có giá trị theo pháp luật. Hiện nay pháp luật Việt Nam đã có những quy định về các giao dịch thông tin ở trên thư điện tử. Cụ thể tại điều 10 Luật Giao dịch điện tử đã quy định Thư điện tử là một trong các hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu.

Điều 12 và 13 của Luật này cũng quy định rằng thư điện tử sẽ có giá trị văn bản và giá trị như bản gốc. Thông tin điện tử sẽ có giá trị tương tự như văn bản gốc khi đáp ứng được các điều kiện dưới đây:

• Thứ nhất, toàn bộ nội dung thông điệp trong thư điện tử phải đảm bảo toàn vẹn kể từ khi khởi tạo ở lần đầu dưới dạng một thông điệp hoàn chỉnh. Nội dung của thư chỉ được xem là toàn vẹn khi chưa bị thay đổi. Trừ những thay đổi về mặt hình thức có phát sinh trong quá trình gửi hoặc lưu trữ, giao diện hiển thị trên các thiết bị khác nhau.
• Thứ 2, nội dung trong thư có thể truy cập và sử dụng được ở dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Tại điều 14 của Luật Giao dịch điện tử có quy định rằng Giá trị chứng cứ của Thông điệp điện tử  sẽ được xác định độ tin cậy. Mức độ tin cậy này sẽ dựa vào cách khởi tạo, lưu trữ, truyền gửi thư. Cách thức đảm bảo và duy trì toàn vẹn được thư, xác định được người khởi tạo thư và các yếu tố phù hợp khác.

Để có thể đảm bảo được Thư điện tử gửi đúng vào địa chỉ và tránh các thất lạc và gặp rắc rối về sau. Người gửi cần phải chọn đúng địa chỉ thư điện tử của đối tác, thông báo đến người nhận sau khi gửi để họ kiểm tra lại mail và đề nghị xác nhận lại khi đã nhận được mail.

Mặc dù giá trị như văn bản, nhưng trên thực tế, thì các công văn, văn bản quan trọng đều vẫn sẽ được gửi dưới hình thức văn bản giấy qua bưu chính để có sự xác nhận. Đối với thư điện tử, khi có vấn đề tranh chấp xảy ra, người gửi cần phải chứng minh được email đã được gửi thành công. Đồng thời phải tìm hiểu thêm về việc lập vi bằng để thư có giá trị chứng cứ.

Mở tài khoản, gửi và nhận thư điện tử

Mở tài khoản thư điện tử

Muốn thực hiện được quá trình gửi thư thì người gửi và người nhận cần phải có cái gì ?

– Phải có một tài khoản thư điện tử để có địa chỉ gửi và nhận thư

Làm thế nào để có được một tài khoản thư điện tử

– Phải đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ để mở tài khoản thư điện tử

Có thể mở tài khoản thư điện tử với nhà cung cấp nào mà bạn biết

– Yahoo, Google, …

Sau khi mở tài khoản, nhà cung cấp dịch vụ cấp cho người dùng cái gì?

– Người dùng được cấp một hộp thư điện tử trên máy chủ thư điện tử (mail box) cùng với tên đăng nhập (user name và mật khẩu (password) để truy cập vào hộp thư

Một hộp thư điện tử có địa chỉ như thế nào?

Địa chỉ của một hộp thư:

<Tên đăng nhập>@<Tên máy chủ lưu hộp thư>

Nhận và gửi thư

Để truy cập hộp thư điện tử, ta thực hiện:  Truy cập trang web cung cấp dịch vụ thư điện tử

Đăng nhập vào hộp thư điện tử bằng cách gõ tên đăng nhập (user name), mật khẩu (pass word) -> Nhấn Enter (hoặc nháy nút Đăng nhập)

Dịch vụ thư điện tử cung cấp những chức năng gì?

– Mở và xem danh sách các thư đã nhận và được lưu trong hộp thư.

– Mở và đọc nội dung của một bức thư cụ thể.

– Soạn thư và gửi thư cho một hoặc nhiều người.

– Trả lời thư.

– Chuyển tiếp thư cho một người khác.

Ngoài ra ứng dụng thư điện tử còn được sử dụng làm marketing online hiệu quả. Với một chiến dịch email marketing (dùng email để làm marketing) kèm theo chiến dịch tối ưu hiệu quả. Người dùng sẽ biến thư điện tử thành một kênh marketing chuyên nghiệp với chi phí bất ngờ nhất.

Thư điện tử là một ứng dụng của Internet cho phép gửi và nhận thư trên mạng máy tính.

Mỗi địa chỉ thư điện tử là tên của một hộp thư điện tử và là duy nhất trên toàn thế giới.

Dịch vụ thư điện tử cho phép nhận và đọc thư, viết và gửi thư, trả lời thư và chuyển tiếp thư cho nhiều người khác.

********************