Phân tích công việc là gì? Mục đích và ý nghĩa của phân tích công việc

Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc, sau đó xác định điều kiện thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cùng các phẩm chất, kỹ năng cần có để hoàn thành. Đây là một quá trình dài mà người quản lý cần có thời gian để ghi chú lại các thông tin liên quan đến bản chất của công việc nhằm đưa ra đánh giá chuẩn xác nhất.

Các dữ liệu thu thập được đóng vai trò then chốt giúp quá trình phân tích công việc diễn ra suôn sẻ, có cơ sở hơn. Cụ thể, phân tích công việc sẽ đi tìm và giải đáp các câu hỏi này:

– Nhiệm vụ của nhân viên là gì?

– Thời gian kết thúc công việc?

– Quá trình thực hiện diễn ra cụ thể như thế nào? Ở đây? Làm thế nào để thực hiện?

– Lý do cần thực hiện những công việc này?

– Yếu tố cần thiết giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ?

Mục đích và ý nghĩa của phân tích công việc

– Đối với người quản trị và người tuyển dụng:

Phân tích công việc giúp người quản trị và người tuyển dụng nắm rõ được nội dung công việc là gì và công việc đó được làm như thế nào; từ đó nâng cao trình độ cho người quản trị và người tuyển dụng bởi họ cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu một cách cụ thể về công việc đó. Điều này cũng giúp dẫn đến các quyết định nhân sự như tuyển dụng, thù lao, đề bạt,.. được rõ ràng, mạch lạc chứ không mập mờ, thiếu nhất quán.

Cùng với đó, phân tích công việc giúp người quản trị và người tuyển dụng dễ dàng xác định được mức độ, tính chất công việc và mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động. Từ đó, đưa ra các phương hướng xử lý hay giải quyết công việc và đưa ra chính sách khen thưởng phù hợp khi người lao động hoàn thành tốt công việc. Từ đó xác định điều kiện để công việc tiến hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực cho việc đánh giá hiệu quả làm việc và những người tham gia thực hiện công việc; xác định mối tương quan giữa công việc này với công việc khác, tạo ra cơ sở để người quản trị và nhân viên có thể hiểu nhau hơn; định hướng chính xác quá trình tuyển dụng để lựa chọn nhân sự phù hợp, hoàn thiện việc bố trí và sắp xếp công việc hợp lý với khả năng của từng nhân sự; xác định nhu cầu đào tạo nhân viên đồng thời thiết lập kế hoạch đào tạo, bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho các nhân sự.

– Đối với người lao động:

Phân tích công việc sẽ giúp người lao động nắm rõ nội dung công việc cần làm, xác định chính xác nhiệm vụ và phần việc mà bản thân phải chịu trách nhiệm; từ đó biết được mức độ khả năng phù hợp của bản thân đối với công việc để ứng tuyển, đề xuất mức lương và chế độ tương đương với năng lực để quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả; làm việc với đồng nghiệp và cấp trên sẽ có sự phối hợp và thống nhất.

Thông tin cần có để thực hiện phân tích công việc

Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây:

– Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu thập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.

– Thông tin về yêu cầu nhân sự: Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.

– Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc

– Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc… Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.

– Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục…

Trình tự thực hiện phân tích công việc

Bước 1: Cần phải xác định mục đích sử dụng thông tin chúng ta mới có thể ấn định các phương pháp thu thập thông tin.

Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản của công ty dựa trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, các phòng ban, quy trình thực hiện công việc và bản mô tả công việc …

Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc. Công việc này hết sức quan trọng trong quy trình phân tích công việc.

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát.

Bước 5: Tiến hành kiểm tra lại thông tin đã thu thập được với các nhân viên đảm nhận công việc đó và cấp quản trị trực tiếp của đương sự. Điều này giúp đạt được sự đồng tình của đương sự về bảng phân tích công việc bởi vì họ có cơ hội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện.

Bước 6: Viết nháp bản phân tích công việc, kiểm tra lại về độ chính xác và đầy đủ thông tin qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.

So sánh phân tích công việc và mô tả công việc

Phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc

Để thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc, bạn có thể áp dụng các phương pháp thu thập cơ bản gồm:

• Bảng câu hỏi mở: Với phương pháp này, các nhân sự tuyển dụng hoặc người quản lý sẽ điền bảng hỏi về KSA cần thiết cho công việc. HR sẽ tiến hành tổng hợp câu trả lời để xác định tuyên bố tổng hợp về các yêu cầu công việc.
• Bảng câu hỏi cấu trúc: Phương pháp này được áp dụng với mục tiêu lọc ra những câu trả lời cụ thể với mục đích xác định tần suất thực hiện nhiệm vụ cụ thể, tầm quan trọng tương đối và kỹ năng cần thiết cho công việc. Khi cần phân tích công việc một cách khách quan thì đây là phương pháp hữu ích.
• Phỏng vấn: Bằng cách phỏng vấn trực tiếp, bạn sẽ thu thập được những thông tin cần thiết từ phía nhân viên về các KSA cần thiết cho công việc. Một danh sách câu hỏi được chuẩn bị sẵn sẽ được thêm vào buổi nói chuyện đồng thời bổ sung một số câu hỏi đánh giá dựa trên phản ứng của nhân viên. Đây là phương pháp lý tưởng cho những công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao.

Để tuyển dụng và điều động các vị trí hiệu quả với từng nhân sự thì người quản trị cần phân tích công việc và hiểu quy trình sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp. Mỗi vị trí khác nhau sẽ có những cách phân tích công việc khác nhau và việc phân tích này đều mang lại lợi ích đối với người quản trị và người lao động.

********************